कार्मिक प्रबंधन क्या है?
रोजमर्रा की भाषा में, कार्मिक प्रबंधन और मानव संसाधन प्रबंधन कभी-कभी भ्रमित होते हैं।
लेकिन जब एचआरएम मानव संसाधनों की रणनीति, विकास और जुटाने की अवधारणाओं को शामिल करता है, कार्मिक प्रबंधन, जिसे कार्मिक प्रशासन भी कहा जाता है, कर्मचारी प्रबंधन के अधिक विशुद्ध रूप से प्रशासनिक पहलू को संदर्भित करता है।
यह प्रशासन के सभी कार्यों और कर्मचारियों के बीच संविदात्मक संबंधों के दिन-प्रतिदिन के प्रबंधन से संबंधित है - व्यवसाय, सामूहिक और व्यक्तिगत, उनके प्रवेश से लेकर उनके कार्यबल छोड़ने तक।
कार्मिक प्रशासन के मिशन
जैसे ही कर्मचारियों को काम पर रखा जाता है, कर्मचारियों के प्रशासनिक प्रबंधन को प्रबंधन, लेखा विभाग, मानव संसाधन प्रबंधक या एक समर्पित विभाग द्वारा व्यवसाय के प्रकार और आकार के आधार पर प्रबंधित किया जा सकता है।
इसमें कार्रवाई का एक विस्तृत क्षेत्र शामिल है:
- प्रत्येक कर्मचारी के लिए व्यक्तिगत और संविदात्मक फाइलों का प्रबंधन : सभी प्रशासनिक और कानूनी दायित्वों को पूरा करना, निगरानी करना और संग्रह करना, प्रत्येक कर्मचारी के प्रवेश से लेकर बाहर निकलने तक (रोजगार अनुबंध और संशोधन, चिकित्सा परीक्षा, वेतन पर्ची, प्रशिक्षण प्रमाण पत्र, स्थिति में परिवर्तन, आदि)
- काम के घंटे और अनुपस्थिति का प्रबंधन : भुगतान की गई छुट्टी, बीमारी, प्रशिक्षण, आरटीटी, ओवरटाइम, शेड्यूल …
- वेतन, सामाजिक योगदान और पेरोल का प्रबंधन : डेटा संग्रह, गणना, भुगतान, अनिवार्य दस्तावेजों का संस्करण, आदि।
- अनिवार्य आवधिक प्रशासनिक घोषणाओं का प्रबंधन और सार्वजनिक प्रशासन, स्वास्थ्य बीमा, निजी बीमा (आपसी, भविष्य…) के साथ संबंध
कर्मियों के प्रशासनिक प्रबंधन के लिए क्या चुनौतियाँ हैं?
हालांकि, कार्मिक प्रबंधन केवल प्रशासनिक औपचारिकताओं को पूरा करने के बारे में नहीं है: यह बड़ी चुनौतियों का जवाब देता है।
- कानूनी मुद्दा: कानूनी और कर गैर-अनुपालन बहुत महंगा हो सकता है
कार्मिक प्रशासन विभिन्न प्रशासनिक, कानूनी और वित्तीय दायित्वों की उचित पूर्ति सुनिश्चित करता है और उनके अनुपालन को साबित करने वाले दस्तावेजों को बनाए रखता है: विभिन्न संगठनों को घोषणाएं, काम के समय, छुट्टी, वेतन आदि के संदर्भ में प्रतिबद्धताओं और दायित्वों का अनुपालन।
वित्तीय और यहां तक कि आपराधिक प्रतिबंधों से बचने के लिए यह अनिवार्य शर्त है, जो नियंत्रण की स्थिति में (यहां तक कि स्वचालित) और छवि के मामले में संभावित रूप से विनाशकारी होने की स्थिति में अक्सर भारी होते हैं।
- सामाजिक मुद्दा: कंपनी के संचालन और कर्मचारियों की संतुष्टि के लिए प्रमुख प्रक्रियाएं
हायरिंग, पेरोल, ट्रांसफर, प्रमोशन …: प्रक्रियाओं और अधिकारों का सम्मान, इन विषयों पर कार्मिक प्रबंधन की दक्षता और जवाबदेही कर्मचारियों के लिए निर्णायक है।
आज्ञाकारी कार्मिक प्रशासन कोई प्रदान नहीं करता है बक्शीश : यह कर्मचारियों द्वारा अपेक्षित न्यूनतम को पूरा करता है। दूसरी ओर, दोषपूर्ण कार्मिक प्रबंधन का प्रभाव तत्काल है: विवाद, प्रस्थान, सामाजिक माहौल का बिगड़ना और प्रेरणा …
प्रभावी लोगों का प्रबंधन एक अच्छे नियोक्ता ब्रांड और एक प्रभावी संगठन का बी-ए-बीए है।
- आर्थिक और रणनीतिक मुद्दा: कंपनी के लिए प्रमुख डेटा
कार्मिक प्रशासन रणनीतिक निर्णयों के लिए आवश्यक डेटा का प्रबंधन, प्रदान और रखरखाव करता है: कार्यबल प्रबंधन, अनुपस्थिति, पेरोल और अन्य लागतें जो कंपनी के बजट के एक महत्वपूर्ण हिस्से का प्रतिनिधित्व करती हैं … यह सामाजिक रिपोर्ट, एचआर डैशबोर्ड और सभी अध्ययनों को विश्वसनीय डेटा प्रदान करती है। कंपनी की सामाजिक स्थिति का विश्लेषण करने और सूचित निर्णय लेने के लिए आवश्यक है।
संक्षेप में: कंपनी के कामकाज के लिए आवश्यक, कार्मिक प्रशासन सभी मानव संसाधन प्रबंधन का आधार है।
कार्मिक प्रबंधन: एक मांग क्षेत्र
यदि कार्मिक प्रबंधन ने अपनी साख खो दी है क्योंकि एचआर रणनीतिक भागीदार बन जाता है, तो आपके कार्मिक प्रशासन की उपेक्षा करना एक गलती होगी।
इसका संगठन और व्यावसायीकरण अन्य प्रमुख मानव संसाधन क्षेत्रों जैसे भर्ती या जीपीईसी के रूप में ज्यादा ध्यान देने योग्य है।
कार्मिक प्रशासन के लिए विशिष्ट कौशल की आवश्यकता होती है:
- अत्यधिक कठोरता : सख्त समय सीमा के साथ कई दायित्व, कभी-कभी जटिल गणनाएं संवेदनशील तत्वों को प्रभावित करती हैं जैसे कि प्रत्येक कर्मचारी की वेतन पर्ची या कंपनी का कर और कानूनी अनुपालन … त्रुटियों या देरी के गंभीर परिणाम हो सकते हैं।
- नैतिकता और गोपनीयता की गहरी भावना : प्रत्येक कर्मचारी और कंपनी के लिए संवेदनशील डेटा को संभालने और संग्रहीत करते समय आवश्यक।
- उन्नत तकनीकी कौशल : स्वचालित प्रणालियों के आवेदन से दूर, कार्मिक प्रशासन एक जटिल क्षेत्र है जिसमें कई और बदलते नियम हैं जिनके लिए सावधानीपूर्वक विश्लेषण और शोध की आवश्यकता होती है। बार-बार विधायी और नियामक परिवर्तनों के लिए निरंतर निगरानी और ज्ञान को अद्यतन करने की आवश्यकता होती है।
- प्रस्ताव और प्रत्याशा के लिए एक बल बनने की क्षमता : पूर्वानुमेय परिवर्तन, लागत को कम करने के लिए अनुकूलन के रास्ते, बहाव पर अलर्ट … कुंआ कार्मिक प्रबंधक को कंपनी और उसके क्षेत्र, उसके कानूनी वातावरण, उसकी रणनीति, उसके मानव संसाधन और वित्तीय मुद्दों, उसकी संभावनाओं और बाधाओं का बहुत विस्तृत ज्ञान होना चाहिए। यह कोई संयोग नहीं है कि यह कार्य अक्सर उद्यमी द्वारा छोटी संरचनाओं में किया जाता है।
आज्ञाकारी और कुशल प्रबंधन के लिए क्या समाधान हैं?
अच्छा कार्मिक प्रबंधन अनिवार्य रूप से महंगा है। लेकिन आपके बजट, आपके व्यवसाय के आकार के आधार पर, आप विभिन्न तौर-तरीकों पर विचार कर सकते हैं:
- सभी मामलों में, अपने कार्मिक प्रशासन को पेशेवरों को सौंपें : अपने कर्मचारियों के कौशल को उन्नत करने के लिए प्रशिक्षण में भर्ती या निवेश करें, कुछ कार्यों को आउटसोर्स करें (आने वाली घड़ी और / या पेरोल गणना, संपादन और समाचार पत्र भेजना, सामाजिक घोषणाओं की तैयारी, व्यय रिपोर्ट का प्रबंधन, छुट्टी की गणना, आदि)।
- यदि आपका कार्मिक प्रबंधन आंतरिक रूप से प्रबंधित किया जाता है, सुनिश्चित करें कि आप आवश्यक साधनों को लागू करते हैं : नियमित प्रशिक्षण, सम्मेलनों में भागीदारी, पेशेवर शाखाओं द्वारा आयोजित सूचना बैठकें, कानूनी सलाह या लेखाकार, पेशेवर साइटों और पत्रिकाओं की सदस्यता …
- कुछ कार्यों के मानकीकरण या यहां तक कि स्वचालन की अनुमति देने वाले उपकरणों में निवेश करें बिना किसी अतिरिक्त मूल्य के समय लेने वाली गतिविधियों पर आपका कीमती समय बचा सकता है और त्रुटियों के जोखिम को सीमित कर सकता है। बाजार की संभावनाएं तलाशें, लागत/लाभ का अध्ययन करें: सभी बजटों और व्यावसायिक आकारों के लिए समाधान उपलब्ध हैं। साधारण समय प्रबंधन या पेरोल सॉफ्टवेयर से लेकर पूर्ण एचआरआईएस तक एक सहयोगी इंट्रानेट के साथ मिलकर प्रत्येक कर्मचारी को अपनी छुट्टी की तारीखें और व्यय रिपोर्ट दर्ज करने की अनुमति मिलती है। परिचालन प्रबंधन, संग्रह, निगरानी और संकेतकों के विश्लेषण, डैशबोर्ड के निर्माण, सामाजिक रिपोर्ट, अद्वितीय वार्षिक रिपोर्ट आदि के लिए उपयोगी उपकरण।
- सावधान रहें कि आपका कार्मिक प्रशासन एक व्यक्ति के साथ आराम नहीं करता है : ज्ञान का आदान-प्रदान, प्रशिक्षण बैक-अप, सभी प्रक्रियाओं को लिखना सुनिश्चित करके किसी भी अनुपस्थिति या प्रस्थान के लिए तैयार रहें …
फैशन में कर्मियों के प्रशासनिक प्रबंधन की उपेक्षा "नेतृत्व का पालन करेंगे"एक बड़ी गलती है। स्टाफ प्रबंधन, क्लिच से दूर, कंपनी के समग्र रणनीतिक दृष्टिकोण में पूरी तरह से फिट बैठता है। और यह सब और अधिक सत्य है क्योंकि व्यवसाय बढ़ता है और कार्मिक प्रशासन कार्यों की सीमा अधिक जटिल हो जाती है।
