अपने कर्मचारियों, ग्राहकों, विभिन्न सेवा प्रदाताओं के साथ दूर से काम करना, जब संदर्भ की आवश्यकता हो, किसी के काम को बचाए रखने के लिए आवश्यक साबित हो सकता है। एक दूरस्थ घटना का आयोजन, जो कुछ भी हो, उसमें सुधार नहीं किया जा सकता है, इसके लिए न्यूनतम तैयारी और संगठन की आवश्यकता होती है।
एक ऑनलाइन कार्यक्रम क्यों आयोजित करें?
एक आपातकालीन स्थिति, एक भौतिक दायित्व, एक विशिष्ट संदर्भ, एक डिजिटल संचार रणनीति जिसका उद्देश्य अधिक से अधिक संभावनाओं तक पहुंचना है, अपनी कंपनी / उसकी सेवाओं को ज्ञात करने के लिए, भौगोलिक रूप से बिखरे हुए प्रतिभागी सभी तत्व हैं जो एक आभासी घटना के संगठन के लिए अनुकूल हैं। एक भौतिक।
लक्ष्य
आयोजन के प्रकार के आधार पर - वर्चुअल मीटिंग, वेबिनार, कॉन्फ्रेंस कॉल … - उद्देश्य कुछ भिन्न होंगे। कुल मिलाकर, एक ऑनलाइन कार्यक्रम आयोजित करने का उद्देश्य, विशेष रूप से, निम्न कार्य करना है:
- समय और लचीलापन बचाओ : तेजी से संगठन, एक छोटी टीम की लामबंदी की आवश्यकता होती है और यदि आवश्यक हो तो अपेक्षाकृत आसानी से स्थगित किया जा सकता है।
- दृश्यता प्राप्त करें : शारीरिक रूप से एक ही स्थान पर न रहते हुए सीधे संवाद करें, काफी संख्या में लोगों को एक सम्मेलन, प्रशिक्षण आदि का पालन करने की अनुमति दें।
- रिश्ते को मजबूत करें कंपनी / टीम और उसके ग्राहकों के बीच जब कोई भौतिक स्टोर मौजूद नहीं है या संपर्क कम या ज्यादा विशाल क्षेत्र में फैले हुए हैं।
- एक शारीरिक घटना आयोजित करने में असमर्थता को दूर करना : जब प्रतिभागियों को भौगोलिक रूप से बहुत व्यापक रूप से फैलाया जाता है या जब असाधारण परिस्थितियां वास्तविक बैठक को पूरी तरह से प्रतिबंधित करती हैं, उदाहरण के लिए।
- अपने कार्बन पदचिह्न को कम करें : कम रसद, पत्रक, मुद्रित दस्तावेज, ब्रोशर, आदि।
लाभ
- एक भौतिक आयोजन की तुलना में कम समय लेने वाली और कम खर्चीला आयोजन करने के लिए
- विस्तारित लक्ष्य / दर्शक
- बढ़ी हुई अन्तरक्रियाशीलता
- बढ़ा हुआ लचीलापन
- निवेश पर लाभ का अनुकूलन
सीमाएं
- तकनीकी संभावनाएं कभी-कभी अनिश्चित
- प्रतिभागियों के पास पर्याप्त उपकरण होने की आवश्यकता
- विषय में नए प्रतिभागियों की झिझक/दुरुपयोग, विभिन्न बग…
विभिन्न प्रकार की आभासी घटनाएं
इस क्षेत्र में व्यापक संभावनाएं हैं। जो उच्च गति से विकसित होता है, दिन-ब-दिन नए उपकरण पेश करता है, अन्य की तुलना में सभी अधिक कुशल सेवाएं।
ऑनलाइन आयोजन के प्रकार और संबंधित उद्देश्यों के आधार पर, इसके बजाय इस या उस सूत्र का उपयोग करना उचित होगा। सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली घटनाओं में, हम विशेष रूप से पाते हैं:
- सम्मेलन में बुलावा : 2 से अधिक लोगों को फ़ोन कॉल
- वेबिनार : ऑनलाइन सम्मेलन, पॉडकास्ट
- आभासी व्यापार मेले : इंटरैक्टिव ऑनलाइन प्रदर्शनियां
- कार्यशालाओं : एक विशिष्ट विषय पर कार्यशाला
- मूक्स : ऑनलाइन पाठ्यक्रम / प्रशिक्षण
- चैट : विशिष्ट विषयों पर चर्चा
- दूरस्थ बैठकें : भौगोलिक रूप से बिखरे हुए प्रतिभागियों में से कुछ या सभी के साथ बैठकें
वर्चुअल इवेंट कैसे आयोजित करें?
घटनाओं की प्रस्तुति यहाँ संक्षेप में प्रस्तुत की गई है।
आयोजन की तैयारी
कुल मिलाकर, वर्चुअल इवेंट का प्रकार जो भी हो, संगठन की संरचना इस प्रकार होगी:
- लक्ष्य परिभाषा : अपेक्षाएं, अपेक्षित लाभ, आदि।
- योजना : तिथि, समय, अवधि
- अभिव्यक्ति / संरचना : तौर-तरीके, घटना की संरचना, संबोधित विषय, साझा किए गए दस्तावेज़, आदि।
- पदोन्नति : निमंत्रण या समर्पित वेबसाइट / पेज, घटना का विवरण, उपयुक्त संचार,
- याद : विचाराधीन घटना से कुछ दिन पहले, फिर 1 घंटे पहले, कनेक्शन लिंक, पहचानकर्ता और यदि लागू हो तो आवश्यक दस्तावेजों की याद दिलाएं …
- स्थापना और घटना का क्रम,
- धन्यवाद और संभावित रिपोर्ट भेजना, पूछे गए प्रश्नों के उत्तर, सहायक दस्तावेज और एक सारांश - कभी-कभी एक पूर्ण वीडियो - घटना का।
- डीब्रीफिंग : क्या काम किया, कठिनाइयों का सामना करना पड़ा, क्या पसंद आया, क्या सुधार किया जा सकता है, आदि।
विभिन्न आभासी घटनाएं
कई के साथ टेलीफोन बैठक
कॉन्फ्रेंस कॉल कोई नई बात नहीं है। बहुत से लोग इनका नियमित रूप से व्यापार में उपयोग करते हैं।
- संबोधित विषय, चर्चा के उद्देश्यों और संबोधित किए जाने वाले विभिन्न बिंदुओं का निर्धारण करें।
- सही समर्थन चुनें।
- एक तिथि और एक कॉलिंग समय परिभाषित करें।
- कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए अनुकूल शांत स्थान चुनें।
- प्रतिभागियों से संपर्क करें, उनकी उपस्थिति के लिए उन्हें धन्यवाद दें, चर्चा किए जाने वाले विषय को बताएं, चुनी गई कार्यप्रणाली, यदि लागू हो, साथ ही कॉल के उद्देश्य, कॉन्फ्रेंस कॉल के अच्छे आचरण के नियमों को याद करें।
- चर्चा का संचालन इस बात का ध्यान रखते हुए करें कि दूसरों के भाषण में हस्तक्षेप न करें (आसपास का शोर, आदि। यह सलाह दी जाती है कि बोलते समय "म्यूट" बटन का उपयोग करें ताकि स्पीकर के शोर से दूसरों को परेशान न करें। 'एक कीबोर्ड, के लिए उदाहरण)।
- सभी प्रतिभागियों को धन्यवाद देकर कॉल बंद करें।
- सभी प्रतिभागियों और संभवतः प्रभावित तृतीय पक्षों को चर्चाओं की एक सटीक रिपोर्ट भेजें।
वेबिनार
वेबिनार एक व्यवसाय के लिए महान उत्तोलक हैं। वे एक विशेषज्ञता, एक नए उत्पाद / सेवा आदि को प्रचारित करने के लिए बड़े पैमाने पर संवाद करना संभव बनाते हैं।
सभी प्रतिभागियों को पर्याप्त हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर से लैस होना चाहिए ताकि वे प्रस्तावित प्रारूप में सम्मेलन का पालन कर सकें (माइक्रोफोन, स्पीकर, हेडसेट, वेब कैमरा आवश्यक हो सकता है) और पर्याप्त उच्च गति से लाभ उठा सकें।
- उद्देश्यों को परिभाषित करें और लक्षित दर्शकों को शामिल करने के लिए संभावित विषय और प्रस्तुति चुनें।
- एक तिथि, एक समय, एक अवधि की योजना बनाएं।
- वेबिनार के लिए पंजीकरण के लिए आमंत्रण भेजें।
- ऑनलाइन सम्मेलन से 1 घंटे पहले सभी पंजीकरणकर्ताओं को एक अनुस्मारक भेजें और कनेक्शन विधियों को निर्दिष्ट करें।
- वेबिनार चलाएं: स्वागत है, सामग्री की प्रस्तुति (एनीमेशन पर्याप्त गतिशील और इंटरैक्टिव होना चाहिए ताकि किसी को खोना न पड़े)।
- प्रतिभागियों को… भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करें (प्रतिक्रिया दें, अपनी राय दें, उनके प्रश्न पूछें…)।
- निर्धारित समयावधि में प्रश्नों का उत्तर दें। अन्य प्रश्नों के साथ प्रतिभागियों को ईमेल द्वारा भेजने के लिए आमंत्रित करें।
- बंद करें और धन्यवाद।
- वेबिनार का सारांश और/या सम्मेलन को फिर से देखने के लिए एक लिंक भेजें।
पॉडकास्ट
डिजिटल संचार रणनीति में पॉडकास्ट एक महत्वपूर्ण तत्व है। यह कंपनी को दृश्यता प्राप्त करने के उद्देश्य से, और संभावनाओं के एक बड़े पैनल के साथ अपनी छवि पर काम करने के उद्देश्य से, अपनी गतिविधि से संबंधित विषय से निपटने की अनुमति देता है।
एक पॉडकास्ट एक व्यक्ति, अपने क्षेत्र के एक विशेषज्ञ द्वारा प्रस्तुत किया जा सकता है और इस विषय पर अकेले बोल सकता है, या फिर एक मेजबान के आसपास एकत्रित विभिन्न विशेषज्ञों को एकीकृत कर सकता है।
- पॉडकास्ट के उद्देश्यों और संबोधित विषय को परिभाषित करें
- विषय पर जानकारी प्राप्त करें, संभवतः हस्तक्षेप करने वाले विशेषज्ञों की तलाश करें
- सटीक योजना और / या स्क्रिप्ट बनाएं
- पॉडकास्ट रिकॉर्ड करें: यदि आवश्यक हो तो विभिन्न हितधारकों को एक साथ लाएं, शारीरिक बनावट और गैर-मौखिक भाषा का ध्यान रखें
- पॉडकास्ट तैयार करें (संपादन, प्रस्तुति पाठ, अपलोडिंग, आदि)
- प्रचार तैयार करें और वितरित करें (ईमेल, वेबसाइट, इंट्रानेट, सोशल नेटवर्क, आदि)
दूरस्थ बैठक
यह कई कंपनियों में एक आम बात है। जब हमारे पास टेलीकाम करने वाले या सड़कों पर या नियमित रूप से चलने पर कुछ - यदि सभी नहीं - सहयोगी हैं, तो वे सभी को एक साथ लाने के लिए आवश्यक हैं।
बैठक या तो केवल ऑडियो या वीडियो द्वारा की जा सकती है। हालांकि, कैमरा कुछ लोगों के लिए एक ब्रेक हो सकता है: शर्म, अपने व्यक्तिगत वातावरण को प्रकट करने की अनिच्छा या बस अपर्याप्त इंटरनेट कनेक्शन।
कुल मिलाकर, ये वर्चुअल मीटिंग इस प्रकार आयोजित की जाती हैं:
- तैयारी : योजना, एजेंडा और सामग्री की परिभाषा, विभिन्न आवश्यक दस्तावेज तैयार करना, निमंत्रण भेजना और तौर-तरीके आदि।
- बैठक का आयोजन : वीडियो में - उन प्रतिभागियों के लिए संभावना के साथ जो अपनी छवि को अवतार से बदलना चाहते हैं - या केवल ऑडियो में। एनिमेशन को अपस्ट्रीम पर काम करना चाहिए। चुनौती है शुरू से अंत तक सबका ध्यान रखना, सबको अपनी बात कहने देना और दूसरों को सुनने देना, बोलने का समय उचित रूप से आवंटित करना…
- डीब्रीफिंग और अनुवर्ती कार्रवाई : बैठक की रिपोर्ट प्रतिभागियों को प्रेषित करें, सकारात्मक बिंदुओं की सूची बनाएं और दूरस्थ बैठक प्रक्रिया में सुधार करें।
कार्यशाला
ऑनलाइन कार्यशालाएं कई वर्षों से बढ़ रही हैं। वे एक विशिष्ट विषय के आसपास एक निश्चित संख्या में लोगों को एक साथ लाते हैं। वहां विचारों, विचारों, प्रस्तावों और समाधानों का आदान-प्रदान किया जाता है। जब एक टीम के सहयोगी खुद को भौगोलिक रूप से बिखरे हुए पाते हैं, तो प्रबंधक के लिए एक ऑनलाइन कार्यशाला आयोजित करना उचित हो सकता है। सफल होने के लिए, दूरस्थ बातचीत के इन क्षणों के लिए एक तेज संगठन की आवश्यकता होती है।
- कार्यशाला के उद्देश्य को परिभाषित करें (एक नया कौशल सिखाएं, बैठक की सुविधा के एक नए तरीके के साथ प्रयोग करें, किसी विशिष्ट विषय या किसी कौशल को गहरा करें …), इसके आयोजन के कारण और साथ ही जिस लक्ष्य को संबोधित किया जाएगा।
- कार्यशाला की सामग्री, एक प्रस्तुति योजना का निर्धारण करें और प्रतिभागियों का चयन करें (न्यूनतम कौशल स्तर, गतिविधि का क्षेत्र, आदि)।
- कार्यशाला के पाठ्यक्रम को परिभाषित करें (स्वागत, परिचय, कवर किए गए विषय, बातचीत के नियम, विभिन्न चरणों की अवधि, आदि)।
- कोई भी संसाधन (विश्लेषण, अध्ययन, विभिन्न डेटा, पाठ्यक्रम, परिभाषाएँ, आदि) तैयार करें।
- सभी प्रतिभागियों द्वारा साझा और उपयोग किए जाने वाले टूल चुनें।
- वस्तुतः विभिन्न कार्यशाला प्रतिभागियों को एक साथ लाते हैं।
- प्रत्येक की भूमिका, उद्देश्यों और कार्यों, समय सीमा और कार्यप्रणाली का निर्धारण करें।
- दूरी के बावजूद एक कड़ी बनाए रखने और समूह के सभी सदस्यों का ध्यान और उपस्थिति बनाए रखने के लिए कार्यशाला को गतिशील रूप से चेतन करें।
मूको
यहाँ उद्देश्य एक या एक से अधिक पाठ्यक्रम या प्रशिक्षण को ऑनलाइन करना है जिसे प्रतिभागी / ग्राहक अपनी गति से अनुसरण कर सकते हैं। इस तरह के आयोजन की स्थापना के लिए, अपस्ट्रीम, एक निश्चित समय के साथ-साथ विभिन्न और विविध कौशल की आवश्यकता होती है।
- विविध कौशल (सिखाए गए विषय के विशेषज्ञ, मल्टीमीडिया डिज़ाइनर, ग्राफिक डिज़ाइनर, आईटी विशेषज्ञ, मार्केटिंग, आदि) के साथ एक बहु-विषयक प्रोजेक्ट टीम की स्थापना करें।
- अपने लक्ष्य को परिभाषित करें
- निर्धारित करें कि Mooc का उद्देश्य क्या है: सिखाना, सूचित करना
- सामग्री की मुख्य पंक्तियों को आर्किटेक्ट करें
- उपयोग की जाने वाली तकनीकों और उपकरणों को परिभाषित करें
- सामग्री डिज़ाइन करें: सामग्री और रूप, संसाधन, वीडियो, अभ्यास, गृहकार्य, विभिन्न ट्यूटोरियल
- डिजाइन संचार मीडिया: प्रेस, इंट्रानेट, सोशल नेटवर्क, वेब पेज, मेलिंग, डिजिटल मार्केटिंग, आदि।
- एक छोटे से स्टाफ के साथ Mooc का परीक्षण करें और किसी भी बग और विभिन्न खराबी को ठीक करें, जांचें कि उपलब्ध कराए गए सभी संसाधन सही ढंग से काम कर रहे हैं, आदि।
- Mooc . को बढ़ावा दें
- Mooc . लॉन्च करें
इस फाइल का संदर्भ इसमें दिया गया है: रिमोट मीटिंग: प्लानिंग से लेकर ऑनलाइन डीब्रीफिंग तक।
