आइजनहावर मैट्रिक्स: समय और उत्पादकता बचाने को प्राथमिकता दें

समय प्रबंधन और संगठन के संदर्भ में, आइजनहावर मैट्रिक्स एक आवश्यक और उपयोग में आसान उपकरण है। इसके चतुर्थांश कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए निर्णय समर्थन की सुविधा प्रदान करते हैं। पता लगाएं कि आवेदन के क्षेत्र क्या हैं और इसका प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें।

विधि की प्रस्तुति

प्रबंधकों द्वारा उपयोग किए जाने से पहले कई तरीके सैन्य रणनीति के उपकरण थे। ड्वाइट डेविड आइजनहावर द्वारा कल्पना की गई इस मैट्रिक्स के मामले में यही है।

संयुक्त राज्य अमेरिका के 34 वें राष्ट्रपति होने के अलावा, उनके उपनाम के इके, उत्पादकता के मामले में सभी श्रेणियों के चैंपियन थे। और यह, विभिन्न क्षेत्रों में। उसका रहस्य? एक उपकरण - एक मैट्रिक्स अधिक सटीक रूप से - दो अक्षों के अनुसार आसानी से और प्रभावी ढंग से प्राथमिकता देने की अनुमति देता है: महत्व और तात्कालिकता। यह आपको 4 अलग-अलग चतुर्भुज बनाने की अनुमति देता है:

• चतुर्थांश १ : महत्वपूर्ण और जरूरी कार्य,
• चतुर्थांश २ : महत्वपूर्ण कार्य, लेकिन अत्यावश्यक नहीं,
• चतुर्थांश 3 : महत्वहीन लेकिन जरूरी कार्य,
• चतुर्थांश 4 : गैर-महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी कार्य।

उपचार के मामले में तत्काल + / महत्व + डायल निश्चित रूप से सर्वोच्च प्राथमिकता है। ऐसे कार्य जो न तो अत्यावश्यक हैं और न ही महत्वपूर्ण हैं, प्राथमिकता के उद्देश्यों के अंतर्गत नहीं आते हैं। यदि वे वास्तव में अनावश्यक हैं तो उन्हें छोड़ा भी जा सकता है।

उपयेाग क्षेत्र

यह प्रसिद्ध वर्गीकरण पेशेवर जीवन और निजी जीवन दोनों में कई क्षेत्रों में लागू होता है:

• समय का प्रबंधन,
• उनके काम का संगठन,
• प्राथमिकता,
• निर्णय लेना ,
• किसी तीसरे पक्ष को प्रतिनिधिमंडल …

रुचियां और सीमाएं

इस विधि का लाभ है अपने कार्यों की प्राथमिकता पर विचार करें और एक कदम पीछे हटें बाद की तुलना में।

हालाँकि, पहली नज़र में प्रदर्शित सादगी कुछ हद तक एक भ्रम है। वास्तव में, इन 2 अक्षों के तहत किए जाने वाले कार्यों को वर्गीकृत करना अक्सर कम करने वाला होता है। इसके अलावा, हमारे निर्णय का व्यक्तिपरक पक्ष जल्दी से एक ब्रेक हो सकता है जब कार्यों की सटीक समय सीमा नहीं होती है या जब किसी कार्रवाई के महत्व को निर्धारित करने की बात आती है या नहीं।

इस प्रकार, यह मैट्रिक्स एक विश्लेषण के लिए प्रवेश बिंदु है जिसका उद्देश्य प्रबंधक के लिए विशेष रूप से सौंपे जाने वाले कार्यों को परिभाषित करना है। उपलब्ध समय और की जाने वाली कार्रवाई के महत्व की डिग्री के आधार पर, वह उन भागों पर निर्णय ले सकता है जिन्हें वह एक या अधिक सहयोगियों को सौंप सकता है। इसका उद्देश्य अपने कार्यभार पर नियंत्रण रखना और इसके अतिरिक्त मूल्य का बुद्धिमानी से उपयोग करना है।

आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कैसे करें?

2 अक्ष - महत्व और तात्कालिकता - इन 2 मानदंडों के अनुसार इसमें शामिल तत्वों के चरित्र को निर्धारित करने वाले प्रत्येक 4 चतुर्भुज को परिभाषित करना संभव बनाता है।

महत्व उन कार्यों को संदर्भित करता है जो आपको आगे बढ़ते रहते हैं। यह अन्य तत्वों पर उत्तरार्द्ध के प्रभाव पर आधारित है, लेकिन इसके अतिरिक्त मूल्य पर भी इसकी प्राप्ति होती है।

तात्कालिकता उन कार्यों को संदर्भित करती है जिन पर आपको तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है और बाद के साथ-साथ उनकी समय सीमा को पूरा करने के लिए आवश्यक समय पर आधारित है। कभी-कभी यह परिभाषित करना मुश्किल होता है कि कोई वस्तु अत्यावश्यक है या नहीं, क्योंकि यह अक्सर बाहरी कारकों पर निर्भर करता है। इसके अलावा, यह बहुत ही व्यक्तिपरक है: तात्कालिकता की डिग्री एक व्यक्ति से दूसरे में भिन्न होगी, यह इस बात पर निर्भर करता है कि वे प्रश्न में कार्य के बारे में कैसा महसूस करते हैं, उनके तनाव की स्थिति, उनके कौशल, उनके अनुभव, उनके संचालन के तरीके आदि से जुड़े हुए हैं।

इस प्रकार, मैट्रिक्स को कुशलतापूर्वक भरने के लिए, यह आवश्यक है कि वस्तुनिष्ठ बनें और तथ्यात्मक और ठोस तत्वों पर आधारित हों जिस सीमा तक संभव हो।

ध्यान दें कि महत्व तात्कालिकता पर हावी है।

चतुर्थांश 1: महत्वपूर्ण और जरूरी कार्य

यहां सूचीबद्ध करें:

• आवश्यक कार्य सुपर फास्ट ध्यान और कार्रवाई - तत्काल भी,
• NS तत्व जो आपके लक्ष्यों को प्रभावित करते हैं ,
• NS आइटम जिनका किसी परियोजना की प्रगति पर सीधा प्रभाव पड़ता है ,
• ए हल करने के लिए समस्या तत्काल - संघर्ष, संकट, आदि। -
• NS महत्वपूर्ण कॉल / ईमेल जिन्हें शीघ्रता से निपटाने की आवश्यकता है …

कुछ कार्य यहाँ इसलिए मिलते हैं क्योंकि उन्हें कुशलतापूर्वक नियोजित नहीं किया जाता है। यह एक रिपोर्ट या एक रिपोर्ट के उत्पादन के लिए मामला हो सकता है जिसे आपने लगातार रिपोर्ट किया है - जिसे शुरू में मामले के आधार पर चतुर्थांश 2 या 3 में रखा गया होगा - और जिसकी समय सीमा और महत्व आपके पास इसे बनाने के अलावा कोई अन्य विकल्प नहीं छोड़ता है अब से प्राथमिकता, चतुर्थांश 1 में स्थिति के लिए।

चतुर्थांश २: महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी कार्य नहीं

यह भाग महत्वपूर्ण कार्यों से संबंधित है, लेकिन जिसके लिए अत्यावश्यकता की डिग्री चतुर्थांश 1 में तैनात लोगों की तुलना में कम है। इसलिए निम्नलिखित दर्ज किया जाना चाहिए:

• मिशन नहीं होना कोई अंतिम नियत तारीख नहीं है, लेकिन जिसका कुछ हद तक महत्व है आपके लिए, आपकी टीम के लिए, आपके व्यवसाय के लिए, आदि।
• NS योजना के लिए तत्व आने वाले हफ्तों में,
• को समर्पित क्षण रणनीतिक घड़ी ,
• NS' एक कार्य योजना का विकास , एक प्रोजेक्ट,
• NS प्रशिक्षण , सिखाना …

चतुर्थांश 3: महत्वहीन लेकिन जरूरी कार्य

यहां "विघटनकारी" तत्व हैं जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है, लेकिन जिनका हमारे काम पर कोई वास्तविक प्रभाव नहीं है, जैसे:

• का उपचार कुछ फोन कॉल, ईमेल, संदेश विभिन्न,
• NS कर्मचारियों / सहकर्मियों / सेवा प्रदाताओं से अनुरोध तत्काल जानकारी, सलाह, मदद की जरूरत है,
• NS ऐसे कार्य जो दूसरों के लिए महत्वपूर्ण हैं, लेकिन आपके लिए महत्वपूर्ण नहीं हैं और आपके काम की प्रगति,
• NS आइटम जिन्हें आप प्रत्यायोजित कर सकते हैं किसी तीसरे पक्ष को…

चतुर्थांश 4: कार्य न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही अत्यावश्यक

यह अंतिम बॉक्स उन सभी परजीवी और बेकार तत्वों से संबंधित है जिन्हें आपको अधिक दक्षता के लिए त्याग देना चाहिए:

• बुरी आदतें अनुत्पादक,
• distractions आपको प्रभावी ढंग से आगे बढ़ने से रोकना (इंटरनेट पर सर्फिंग, अवांछित सूचनाएं, आदि),
• अंदर की झिझक समय लेने वाली और सकारात्मक ऊर्जा का भक्षण,
• NS जुगाली जिस पर आपका कोई नियंत्रण नहीं है…

संक्षेप में, आइजनहावर मैट्रिक्स निश्चित रूप से सही नहीं है और अंततः एक कुशल और प्रासंगिक तरीके से उपयोग करने के लिए अपेक्षाकृत कठिन है, लेकिन इसे लागू करने की योग्यता है हमारी सबसे कीमती वस्तु के प्रबंधन के संदर्भ में एक दिलचस्प कदम: समय के साथ-साथ हमारे तनाव की स्थिति और तात्कालिकता को पकड़ने के हमारे तरीके के बारे में जागरूकता - कभी-कभी काफी सापेक्ष।

इस फाइल का संदर्भ इसमें दिया गया है: समय प्रबंधन: दक्षता, उत्पादकता और शांति - निर्णय लेना: बचने के लिए प्रक्रियाएं और नुकसान